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结构理解-制定了《业务部门给数据团队提需求的流程和规范》

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日产汽车指控戈恩

為什麼跨團隊合作和溝通總是這麼難?

首先,你需要明確一個職場跨團隊溝通的原則,那就是誰痛誰負責,誰痛誰解決。在上述案例中,如果臨時數據需求已經嚴重影響你的工作了,那你必須以負責人的姿態,主動去推動合作,因為別人是沒這個動力的。

這天,你約各業務部門負責人開會,要求他們以後的數據需求必須按照流程走,否則都不接受。但其業務部門往往是老大,他們業績好、功勞大,並不重視你的要求。這時候,你在會議上要怎麼陳述自己的方案,才能推動這件事走下去呢?

因為陳述方案的目的既是解決問題,又是推銷自己的想法,所以這個架子其實靈活結合了前面文章提到的「解決問題結構」和「FAB結構」(屬性-優勢-利益)。

我先來描述下一個場景,你就是其中的主人公:

搞清楚這兩個背景,我們就能夠在心態上接受跨團隊溝通的挑戰,從而能夠做得更好。

這個陳述方案的結構一共有4層,分別是:

我建議,大家現在先看下這份規範,如果有問題,可以在會上直接和我確認。如果沒問題,我會郵件全公司,就算是一個正式通知了(Action)。

怎麼樣,用了架子,是不是整體表達更有邏輯,思路也更清楚了呢?

第三步是講講推進這件事對各個部門有什麼好處。這一步很重要,但很容易被大家忽略。說到底,還是沒有站在對方的角度想問題。如果你能夠為對方的行動創造一個好的理由,那這件事推動下去的可能性至少提高了30%。

但是臨時需求嚴重擾亂了原本數據需求的處理進度,導致交付時間一次次推遲,影響了那些按流程提需求的部門,也影響了我們部門的工作效率(Why)。

我相信,很多人都有相似的經歷,當你想要其他部門同事配合你的工作時,總是會遭遇各種推脫和阻礙。你需要不斷推進工作,這種」推進「其實是一種很常見的高難度溝通場景。

編者按:本文來自人人都是產品經理,作者 Stella ,36氪經授權發佈。

現在很多公司都有項目制,都需要跨部門、跨團隊協作推進。但一旦涉及其他部門,往往在進度安排、角色分工和資源調配上,會出現各種各樣的矛盾。而且在溝通中如果不能好好說話,很可能影響團隊間關係,影響項目進度。

當然,這個案例我做了簡化。在實際工作場景中,你是需要提前跟一些刺兒頭一對一溝通清楚、獲得他們認可的,然後你才能開大會,否則肯定會被自己坑死。

你可以這麼說:未來各團隊數據需求必須通過規定的流程,否則我們不接受需求。我理解大家提出的每個數據需求都很重要,可能關乎到幾十萬的營收(認可)。

你是公司的一名數據分析師,工作非常忙碌,但總是有其他業務部門的人跑過來找你提臨時需求,導致你經常無法按時完成既定工作,嚴重影響工作效率。於是,你想出一個對策,制定了《業務部門給數據團隊提需求的流程和規範》。

為什麼(Why)做什麼(What)有什麼好處(Benefit)馬上行動(Action)。乍一看挺複雜的,但其實是環環緊扣的。我先給你解釋下,每個部分分別要說點什麼。

原因主要有2點:一是,各個部門的優先級事項不同;二是,各方的理解存在偏差。

這裏我給你提供一個陳述方案的架子,你可以參考。

第一步是說為什麼,為什麼部門間需要合作推進某件事情的發生。這部分你可以講講事情的背景和問題的嚴重性。它的核心目的是喚起對方關注,讓他們產生「的確是這樣,我們要做點什麼了」的想法。

第四步,也是最後一步,你要說說馬上大家可以完成的行動。在銷售話術中,這叫「臨門一腳」,敦促大家從靜止觀望的狀態,切換到即將行動的準備狀態。我猜,很多人都有這樣的感受:會上說得好好的,會議一結束,大家依然沒有行動。這其實就是缺乏臨門一腳,拆分出最快能夠實現的部分先做,讓合作先跑起來。

這樣一來,我們的工作效率會提高,也能為大家提供更多的數據支持,而且,這樣能夠提升各部門同事全局考慮和項目管理能力(Benefit)。

那麼針對課程一開始的案例,你可以怎麼運用這個結構來表達呢?

所以,我結合實際情況,制定了「業務部門給數據團隊提需求的流程和規範」,希望每個部門都組織同事學習,並且嚴格按照流程走(What)。

第二點「理解偏差」,是指各方對合作事項的理解不一致。比如,雙方對任務難度理解不同。數據團隊認為提需求不就是填個系統表格嘛,多簡單呀。但業務團隊卻認為要填寫申請特別麻煩,他們有別的事要忙。再比如,雙方對任務需要交付的時間理解不一致。數據團隊認為的「儘快」是在當天完成,而業務團隊則覺得「一周」也挺快了。

其次,你需要在會議的一開始就明確地陳述你的想法。很多人存在誤區是,以為自己講清楚了,但其實參与會議的其他團隊同事還是一頭霧水。

第二步是說做什麼,也就是你希望參与的各部門在項目中分別做點什麼。這裡是陳述主張的核心部分。需要注意的是,你給出的陳述一定要明確,以顯示你的確經過了深思熟慮,否則別人很容易就反駁你。

面對這種情況,怎麼做?今天這節課,我們先把這個問題簡化為:在跨部門合作的溝通會議中,要如何陳述方案,才能最大程度地避免這兩種偏差,順利推動合作發生呢?

第一點,各部門優先級不同,我想你應該能理解。像上述場景中,儘管規範數據流程對數據部門很重要,但對業務部門其實沒那麼重要。如果因為要走數據流程,而耽誤了他們的銷售業績和時間,那才是絕對不能接受的。

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